企業として絶対に避けなければいけない、顧客からの信頼や社会的信用を失墜させる「情報流出」。今回の無料メルマガ『採用から退社まで！ 正しい労務管理で、運命の出会いを引き寄せろ』では著者で社労士の飯田弘和さんが、情報流出防止に有効な手段である「モニタリング」を行う際の注意点等をレクチャーしています。
御社の就業規則には、モニタリングの定めがありますか？
パソコンやスマホ、あるいはインターネットの普及によって、仕事の効率や利便性は、格段に向上しました。反面、新たな問題に頭を悩ませている会社も多いと思います。その中で一番の問題は、「情報流出」ではないでしょうか？
御社の就業規則には、「情報流出」が起こらないようにする為の定めと、「情報流出」してしまった場合の罰則等の定めがありますか？ もちろん、「情報流出」が起きてしまった際の「対応マニュアルの整備」も欠かせません。
この「情報流出」という問題に対しては、「モニタリング」が有効な方法の1つではないでしょうか？ ここでいう「モニタリング」とは、会社の備品であるパソコンやスマホのメール履歴やネットの閲覧履歴を、状況に応じて、会社が監視・確認することです。
いくら会社の備品であるといっても、従業員のプライバシーに関する部分もあるので、無条件に監視・確認することはできません。そこで、あらかじめ就業規則に定めておく事が必要です。
定める事項は、
- モニタリングの定義
- モニタリングの目的
- モニタリングする対象範囲（メールの送受信記録や、ネットの閲覧履歴など）
- どのような場合にモニタリングを行うか？
- どのような方法でモニタリングを行うか？
「目的」としては、会社のパソコンやスマホの「私的利用の防止」や、「情報漏洩の防止」です。そして、この「目的」に沿った、モニタリング方法や罰則規定を定めてください。
当然ですが、個人的な趣味や興味のためのモニタリングは許されません。このような場合には、プライバシー権の侵害となって、損害賠償請求される場合もあります。くれぐれも、きちんとルールに則ったモニタリングを行って下さい。
以上を踏まえて、あらためてお聞きします。
「御社の就業規則には、モニタリングの定めがありますか？」
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