ビジネスに求められるものが刻一刻と変化していく現代。今現在、仕事を上手く回すためにはどうしたらいいのか。そんなビジネスマンにとって必要な情報やスキルを紹介していくメルマガ『ビジネス発想源』。
毎回様々なビジネスの効率を上げるネタを紹介していますが、第3693回の配信では、ビジネスのスピードの上げ方について言及しています。
●ハンコの数、会議の人数を減らすことで仕事のスピードが格段にＵＰする
スピードが求められている今の時代、
即断即決の社風にしたければ、
まずは「ハンコの数」を減らすことです。
以前にある企業にアドバイスを頼まれて、
その職場を確認させてもらったんですが、
60人ぐらいの規模しかない会社なのに、
一つの稟議書に、認印を押す枠が８つもありました。
つまり、８人が見て８人が押さなければ、
その稟議書は実現しないのです。
「いや、でもスピード重視で速く押しますし、
それだけ大人数に情報共有できることになります。
は？
スピード重視なら、ハンコを押すスピードじゃなくて、
まずはハンコを押す回数の削減でしょう？
８人が確認しなければならないことを
２人に減らしたら、４分の１以下の時間で済みます。
そして、２人の確認が８人になったところで、
その稟議書のクオリティが４倍になるわけでも
ないのですから、そんな過程の長さは要らないのです。
「どうすれば、現状から２人にまで減らせるのか」
と考えるから無理に思えるのであって、
「２人にまで減らしたから、さあどうするべきか」
と、先に実行があるべきなんです。
断行もスピード重視なのですから。
「船頭多くして船山に登る」
（船頭が多すぎたら船は海を進むどころか
山とかに行っちゃうわ、という意味）
という慣用句がありますが、
上がいればいるほど、前に進みません。
船で言えば、「よし、進めー」と言ってる船頭が
８人もいて繰り返しているだけなのですから、
その人数の多さには全く意味がありません。
ハンコも、人数が少なくていいのです。
人数が多ければ多いほど、
責任の所在もよく分からなくなるし、
いいことなんて全くありません。
これは書類に限らず、会議でも同じことです。
「人数が多いほど、会議ははかどる」
と勘違いをしている人がすごくたくさんいます。
全国展開をしているのに、店長会議を頻繁に行なって
全国から店長を必要以上に呼び出して集める、
なんていうことをやっている経営者もいます。
情報の共有ができるから、と言い訳をしますが、
情報の共有ならばイントラネットでも文書でも
何だってできます。
いちいちみんなが集まらないと話が進まない、
と思っていると、それだけ無駄な時間が発生し、
無駄な人件費が浪費していきます。
人が一度に多く集まったって、いいことはないのです。
人が集まれば集まるほど、
決めるべきものは決まらなくなり、
スピードはどんどん遅くなる、
ということを意識しておく必要があります。
人が集まると安心感はあるかもしれませんが、
その代償はとてつもなく大きいのです。
ハンコの数も、会議の人数も、
まずはがっさり減らしてみることから始めましょう。
減らしてみて、本当に必要なものが見えてきます。
info:ビジネス発想源
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