ビジネス選書＆サマリーリーダーズ

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■■■■ビジネス選書＆サマリー☆リーダーズ
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■■今週の選書
■■仕事の速い人が絶対やらない時間の使い方
■■理央周
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■■〔INDEX〕
■■選書データ　　
■■選書サマリー　
■■選書コメント
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■■選書データ　　
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★本書の詳細、お買い求めは、
→ http://www.amazon.co.jp/exec/obidos/ASIN/4534053525
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◆体裁:単行本：p208
◆出版社：日本実業出版社
◆ISBN:978-4-534-05352-7
◆発行日:2016/2/20

◆目次
はじめに
第１章　最速で成果を生みだす｢時間の使い方｣
第２章　速さは｢段取り｣で決まる
第３章　｢メール｣に時間をかけすぎない
第４章　｢会議・打ち合わせ｣の生産性を高める
第５章　｢資料作成｣は必要以上に時間をかけない
おわりに

◆著者紹介　理央周（りおう・めぐる）本名：児玉洋典
マーケティングアイズ株式会社代表取締役・関西学院大学専門職大
学院経営戦略研究科准教授
1962年生まれ。静岡大学人文学部経済学科卒業。大手自動車部品メ
ーカー、フィリップモリスなどを経て、米国インディアナ大学にて
MBA取得。アマゾン、マスターカードなどで、マーケティング・マ
ネージャーを歴任。2010年に起業し翌年法人化。収益を好転させる
中堅企業向けコンサルティングと、従業員をお客様目線に変える社
員研修、経営講座を提供。著書に『なぜか売れる　営業の超思考』
『なぜか売れるの公式』『サボる時間術』(日本経済新聞出版社)、
『最速で結果を出す人の戦略的時間術』(PHP研究所)などがある。
講演実績として、日本経済新聞社、宣伝会議、日刊工業新聞社、ダ
イヤモンド社、各地商工会議所、行政機関、ロータリークラブ、ラ
イオンズクラブなど。テレビ東京、ZIP FM(準レギュラー)、朝日新
聞、日経MJ、PHP The21、プレジデントなど、メディアの出演・掲
載実績も多数。

◆ストーリー
時間を有効に使うためにはどうすればいいのか。「仕事の考え方と
進め方」について「なにをやめ、なにをやるべきか」をＮＧとＯＫ
で対比しながら解説。

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■■選書サマリー
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■■最速で成果を生みだす｢時間の使い方｣
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仕事には、こなすことが目的の「作業」と、価値を生み出すことが
目的の「価業」のふたつがある。大事にするべきなのは、もちろん、
「価業」のほうだ。

仕事が遅い人は「作業」に追われ、仕事をしたつもりでいる。一方、
仕事の速い人は「作業」を効率化して時間を短縮し、成果につなが
る「価業」の時間を充実させている。

時間は、貴重な「人生の経営資源」だ。過ぎ去った時間は、二度と
戻らない。時間をどう使うかで、成果が大きく変化する。「時間の
使い方」次第で、人生はより有意義なものになる。

戦略立案のポイントは、捨てることだ。現状を変える時、何かを始
めようとしがちだ。しかし時間は有限だ。「何を止めるか」を考え
るほうが近道だ。そのためにも、やるべきことを明確にするべきだ。

★

仕事が速い人は、残業しただけで「仕事をした気」にならない。仕
事とは、過程でなく、成果で評価されるからだ。長い時間会社にい
ても、成果が出ていないなら残業する意味はない。

仕事の目的は「長時間働くこと」ではなく「成果を出すこと」だ。
その残業は必要なのか、そもそも残業しなければならない理由は何
なのか、よく考えるべきだ。

残業せずに仕事を終えることができれば、その時間を、たとえば、
ビジネススクールに通うなど、将来の自分に対する投資に回すこと
ができる。

もちろん、その時間は、仕事のための投資だけなく、趣味やプライ
ベートにも投じることができる。それが、人生をより豊かにしてく
れるはずだ。

★

自分が「価業」の時間を確保できているかどうかは、スケジュール
を見ればわかる。忙しいことは、仕事ができることと同義ではない。
スケジュールぎっしりでは「価業」の時間がとれない。

「価業」は、５分や10分では終わらない。できれば週二日、最低
でも週一日は、アポを全く入れず、集中して「価業」に取り組む時
間を確保し「作業」に追われないようにするべきだ。

そのためにも、その日の予定だけではなく、一週間、一か月を俯瞰
して、スケジュール帳を確認する習慣をつけることだ。「価業」に
取り組む日を作ろうとすれば、アポはまとめて入れることになる。

スケジュール帳で、空白になっている日には、できるだけスケジュ
ールを入れないようにすることだ。そうすれば「価業」の時間がと
りやすくなる。

人とのアポイントを優先してしまい、自分の時間をとるのを忘れが
ちなら「自分とアポイント」を取ればいい。それもスケジュール帳
に記載してブロックすれば、後から予定が入ることはない。

★

仕事が速い人は、ダラダラ、なんとなく仕事をしないものだ。どの
作業にどれくらいの時間がかかりそうか見積を立てている。お金と
同じで、見積がないと効率的な仕事はできない。

仕事をするときには、ＴＯＤＯリストを書くべきだ。その際「やる
べきこと」しか書かないのは不十分だ。期限もはっきり書くべきだ。
締切りのない仕事は、後回しになるからだ。

加えて、所要時間も書くべきだ。「10日締切、資料最終チェック（30
分）」という具合だ。時間の使い方が把握できるので、差異分析が
できる。やがて時間と仕事がコントロールできるようになるはずだ。

なお「すべてが上手くいけば間に合う」でなく「トラブルが起きて
も間に合う」ようにするべきだ。ビジネスには、客先のトラブルや、
上司からの急な依頼など、突発的仕事がつきものだ。

これに対応できるように、毎日１時間ぐらい予備時間をとっておく
べきだ。このような予備時間が確保できるのも、所要時間の見積が
しっかりできているからなのだ。

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■■速さは｢段取り｣で決まる
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仕事が速い人は「段取り」のスキルが高い。段取りとは、順番や手
順のことだ。最初に全体を見渡した上で、仕事の最適化を考える。
この段取りこそが、仕事のスピードと質を左右する。

段取りとは、完成形からプロセスを逆算して考えることだ。まず、
「全体像」すなわち「完成形」を把握することが大切だ。

全体像とは「いつまでに、なにを、どうすればよいか」という大き
なゴールのことだ。そのゴールに到達するために「いつまでに、何
をすると一番よいか」という小さなゴールを考える。

これをしておけば段取りはうまくいく。この大きなゴール、すなわ
ち「全体」と、小さなゴール、すなわち「部分」の最適化こそが、
段取りのカギなのだ。

★

段取りをつける際には「後工程」を考えることだ。「後工程」とは、
自分が終えた仕事を受け取る、次の工程の人のことだ。彼らが作業
しやすいように仕事をすれば、全体のスピードアップにつながる。

仕事は「人に依頼する仕事」から手をつけることだ。どんなに早く
自分の仕事が終わっても、後工程への依頼が遅ければ納品できない。
これでは期日に間に合わなくなってしまう。

まず、人に依頼する仕事を先に進め、その後で自分の仕事を進める。
そのほうが、結果的に全体のスピードも速くなるし、不測の事態に
も対処しやすくなるのだ。

そう考えると、後工程の人にできるだけ早く仕事をお願いし、時間
長く使ってもらう段取りをすることが最大のポイントだ。その場合、
無理なく仕事ができるスケジュールで仕事を手渡すことだ。

後工程の仕事のしやすさとスピードは、どれだけ相手に具体的、明
確に依頼できるか次第だ。もし、後工程の仕事が遅いとか、意図か
らズレているなら、相手でなく自分の仕事の進め方も見直すべきだ。

★

初めての仕事は、経験がないため全体像を把握して段取りをするこ
とが難しい。その時は、自力でなんとかしようとせず、周りの人か
ら情報を集め、仕事の方向性を決めてから始めるべきだ。

人が集まることで得られる知見を「集合知」と言う。初めての仕事
に向き合う時は、この「集合知」を上手に使うべきだ。それができ
れば、仕事のクオリティとスピードは格段にアップする。

過去のやり方を知っている上司や先輩のアドバイスを取り入れる
ことも「集合知」の利用法の一つだ。

もちろん、自分で考える前から「答えを教えてください」と言うの
はよくない。だが、大事なことは「作業」ではなく「価値を生む仕
事」に時間をかけることだ。

会社に集合知がなければ、足で「一次情報」を集める。基本的に、
経営やマーケティングで分析すべき情報は、お客様、自社、競合、
の三つだ。

これらの情報は、データやメディアによる二次情報だけでなく、自
分の足を使って、できるだけ一次情報を集めるのがいい。

★

ビジネスにおいて、期限は絶対だ。どんなにクオリティが高くても、
期日に間に合わなければ、価値はゼロだ。不測の事態に備えて、期
日より数日前に前倒しして後工程に渡すべきだ。

どうしても間に合わないときには、早めに連絡をして相談するべき
だ。

時間の見積もりを確認して、その仕事を期日までに仕上げられる見
込みがないなら、断ることだ。期日になってできなければ、結果的
にはもっと迷惑をかけてしまうし、信頼も失う。

また、仕事を頼まれた時には、多くの人が「仕事を引き受けるか」、
「引き受けないか」の二択で考えがちだ。だが、期日を変更したり、
ヘルプを入れてもらうなど、条件付きで引き受ける選択肢もある。

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■■メール、会議・打ち合わせ、資料作成の時間の使い方
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「メール」に時間をかけすぎるべきではない。「作業」と「価業」
でいうと、メールをすることは「作業」だ。メールだけでは、なん
の成果も生んでいないからだ。

仕事が速い人は、わざわざメールをチェックする時間をとらず、５
分、10分のすき間時間を使う。一日数回だけチェックして、あとは
「価業」に使う時間の途中で集中力がとぎれないように工夫する。

メールは、開いたと同時に返信するのが効率的だ。どう書くべきか、
10秒以上悩むようなら、すぐに同僚にアドバイスをもらうべきだ。

それでもすぐに返信できない場合は、相手に受信したことを伝える
返信をする。メールを受け取ったことだけでも伝えておけば、相手
にとっては安心材料になる。

★

「会議・打ち合わせ」の生産性も高めるべきだ。意味なくダラダラ
続けることは、時間とコストという貴重な資源を二重にムダにする。
コストに見合うリターンが得られているかを常に意識するべきだ。

会議の目的を理解して参加することが大事だ。目的を理解していな
ければ、会議の成果に貢献する発言もできない。ふつう、会議の目
的は「決定すること」にある。

だから「決定するために、自分が何をすべきか」を常に意識するこ
とだ。意見があったら、年齢や職位に関係なく、その意見を発言す
るのも「会議の成果のため」だ。

会議の目的とは別に、自分の目的も設定しておくことだ。提案が通
る人にはツボがある。ツボを知るためには定点観測が効果的だ。

目標になる先輩を観察すれば、いつもと違う行動や細かな変化に気
づくことができる。それを自分が説明するときに活用すれば、結果
的にスキルが磨かれる。

★

「資料作成」に必要以上に時間をかけるべきではない。企画書は、
企画を動かすゴーサインを得るための手段に過ぎない。仕事の速い
人は、スピーディに作成し、決裁者からすんなり承認を受けている。

企画書や提案書は、クリエイティブな資料だとイメージする人も多
い。実は、企画書や提案書にも、オリジナリティが必要な部分と、
そうでない部分がある。

「クリエイティブとは、型がなく、オリジナリティを発揮するべき」
というのは誤解だ。そう見えるだけだ。仕事の速い人は、決済承認
を得るための「型」を見出しているものだ。

まず、自分が進めようとしている企画とクライアントの業界や予算
規模など近い要素のあるものに注目する。そして、これまで上司や
先輩たちの書いた企画書の中から、参考になる前例を探す。

場合によっては、作成者からそのフォーマットをもらう。そして、
自分が進めようとしている企画にあてはめて、どう利用すればいい
のかを考える。その上でオリジナリティを考えるのだ。

★

最初から完璧な資料を目指すべきでない。上司の「一発ＯＫ」を目
指して完璧な資料を作ろうとすると時間がかかる。承認は、プロセ
スの一つに過ぎない。目的は、仕事の成果を最大化することだ。

骨格だけでなく、装飾まで全部完成させてから意見を聞こうとする
と、方向性が違った際の修正が膨大になる。だから、67％の完成度
を目安に意見を聞くべきだ。

客観的な視点を取り入れれば、資料の完成度は上がる。また、見当
違いの資料を作るリスクもゼロにできる。その際、タイミングが重
要だ。最初に聞くのは「修正可能な日数プラス１日」が目安だ。

こだわるべきは成果だ。成果を出すためには、しっかりした方針を
自分の中に持つことだ。人生の経営資源の中で、最も貴重な時間を
有効に使い、あなたにしかできない「価業」で成果を上げて欲しい。

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■■選書コメント
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●今週の選書について

ビジネスパーソンの時間の使い方を学ぶ本です。短い時間で圧倒的
な成果を生み出す方法が学べます。これにより、限られた時間で、
多くのことが成し遂げられるようになります。

「人より働いているのに、成果が出ない」という人がいます。そう
いう人は「作業」に終始しているだけで、価値を生み出す本当の意
味での「仕事」が出来ていないのかもしれません。

本書は、時間を「人生の経営資源」と捉え、それを最適に配分し、
圧倒的な成果につなげていく方法を、戦略的思考で考えていきます。

★

時間の使い方は、ビジネスパーソンの永遠のテーマです。本書では、
そんなビジネスパーソンの、正しい時間の使い方が学べます。残業
しなくても、圧倒的な成果が生み出せるようになります。

書籍の構成は、仕事の「遅い人」と「速い人」の時間の使い方を対
比しながら、なぜその違いが成果を左右するのか、理由とともに、
丁寧に解説します。

たとえば「毎日アポがあるのはダメで、あえてアポのない日を作る」
「日程は相手に尋ねず、自分から提案する」などです。こうした対
比が、全部で40も紹介されます。

難しい理屈も、ツールも必要ありません。ちょっと考え方を切り替
えるだけです。その上で、いくつか実践するれば、仕事はもちろん、
人生そのものが豊かになるはずです。

新人や、若いビジネスパーソンには特にお勧めです。さらに、ベテ
ランビジネスパーソンにとっても、自分の時間の使い方を振り返る
チェックリストとして活用することができるはずです。お勧めです。

●自分の流儀を確立する

本書には、日々の仕事の進め方が書いてあります。メール、資料作
成、会議など、一日に占める時間の多い所に切り込みます。大事な
ことなのに、あまり教わらないためにムダの宝庫になりがちです。

ただ、仕事には色々なやり方があるのも事実です。本書の内容も、
中には、賛否があるかも知れません。たとえば、作った資料をどの
タイミングで上司に見せるかなどは、意見の別れるところです。

私も、著者同様、いきなり完ぺきを目指すより、未完成の段階で相
談したほうがいいとは思います。こまめにコミュニケーションする
ために、私たちは、毎日時間をかけて職場に出向いているのです。

ところが、中には、いきなり完ぺきを求める上司もいます。「出来
上がってから持って来い」というわけです。残念ながら、特に若い
うちは、上司のやり方に合わせざるを得ないと思います。

★

本書のメッセージに限らず、世の中にはいろいろな意見やスタイル
があります。たとえば、一日の過ごし方も「早起きがいい」という
人もいれば「夜型のほうがいい」という意見もあります。

正直、正解はありません。流派みたいなものです。大事なことは「自
分なりの理由づけができているか」「自分が実行できているか」そ
して「実際に成果が出せているか」の３点です。

もちろん、すでに述べたとおり、最初は上司の意向次第です。ただ、
「御意のままに」では成長できません。いつも理由を考え、納得で
きるものは真似て、自分のスタイルを確立することです。

一番悪いのは、いつまでも自分のやり方が持てず、部下や後輩に、
それを理由づけて説明できないことです。これでは、何も考えずに、
漫然と仕事をしてきたことを露呈するようなものです。

将来、そうならないために、今から考えて仕事をしておくべきです。
いつか、自分でも本書のようなビジネス書を書くつもりで、体系化
してまとめておくのも、いいかもしれません。

そうすれば、仕事のスタイルは自ずと確立していきます。本書には、
仕事の進め方が、理由とともに書いてありますので、自分のスタイ
ルを確立する上でも、良い参考になるはずです。

★本書の詳細、お買い求めは、
→ http://www.amazon.co.jp/exec/obidos/ASIN/448416101X

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